nr. 42, april 2022 –

Technische tools alleen zijn niet genoeg om bureaucratie te voorkomen, zonder betere uitvoeringsprocessen heb je niets aan betere beleidsprocessen en een kaderwet moet de aansturing verbeteren: Arre Zuurmond is als nieuwe regeringscommissaris informatiehuishouding ambitieus gestart. ‘Ik weet wat er allemaal mis kan gaan in de relatie tussen overheid en burgers. Het is fijn nu bezig te gaan met een ogenschijnlijk technische vraag.’

Eigenlijk vond hij het tijd om te stoppen, na veertig jaar arbeid. En ruimte te maken voor zijn hobby’s: houtbewerken, moestuinieren, pianospelen. En ja: computerspelletjes. Tegenover zijn vrouw maakte hij één voorbehoud: ‘Als ze ooit zo gek zijn om op ICT-terrein een regeringscommissaris aan te stellen en als ze nog gekker zijn om mij daarvoor te vragen, moet je er rekening mee houden dat ik uit de mottenballen kom.’ Wie Arre Zuurmond kent, begrijpt meteen waarom hij de deur op een kier hield: zijn hele werkzame leven draait om de relatie tussen de burger en de overheid. Als bijzonder hoogleraar ICT, als Universitair Hoofddocent, als oprichter van de Kafkabrigade en, het meest zichtbaar, als ombudsman van de metropoolregio Amsterdam. In 2020 werd hij voorzitter van het ouderpanel Kinderopvangtoeslag, door de staatssecretaris van Financiën ingesteld om gedupeerde ouders bij te staan. Met de benoeming als regeringscommissaris informatiehuishouding, sinds 1 januari dit jaar twee dagen in de week, is de cirkel van zijn carrière rond. ‘Ik weet wat er allemaal mis kan gaan in de relatie tussen overheid en burgers’, verklaart hij, ontspannen vertellend aan het einde van een werkdag hoog in de toren van BZK. ‘Het is fijn nu bezig te gaan met een ogenschijnlijke technische vraag.’ Zijn functie is gecreëerd om het actieplan informatiehuishouding Rijksoverheid ‘Open op Orde’ aan te jagen. Het actieplan, dat de informatiehuishouding binnen de hele Rijksoverheid moet verbeteren, vloeit voort uit de kinderopvangtoeslagaffaire.

Klopt het dat de functieomschrijving op jouw verzoek is aangepast?

‘Het profiel paste bij een soort supermanager. Om te beginnen ben ik niet zo goed in managen en voeg ik niets toe aan de bekwame managers die op de departementen werken. Bovendien zag ik de functie op drie punten ambitieuzer. Ik wil bijdragen aan verbetering van het gegevensgebruik in de uitvoering naast het op orde brengen van de documentenlaag bij de departementen. Bovendien wil ik eraan bijdragen dat de hele overheid, en niet alleen de rijksoverheid, haar informatiehuishouding verbetert. En tot slot: je krijgt de informatiehuishouding alleen op orde, als je werkt vanuit de visie dat de informatiesamenleving een transformatie van de overheid veronderstelt. De huidige institutionele orde, met haar verkokering, met bureaucratie als organiseervorm, is gewoonweg niet in staat om de vraagstukken van deze tijd met voldoende publieke waarde aan te pakken. En om dat te bewerkstelligen moet de sturing verbeteren.’

Waarom die nadrukkelijke aandacht voor de uitvoeringsorganisaties?

‘De Kinderopvangtoeslagaffaire heeft pijnlijk laten zien dat de informatieverstrekking aan de Tweede Kamer niet op orde was. Die moet dus beter. Maar de oorsprong van de problemen ligt in het verkeerde gegevensgebruik van uitvoeringsorganisaties jegens burgers. Omdat dat fout ging in de uitvoering is het later, in het beleidsproces, met documenten ook niet goed gegaan. Daarom zie ik het als mijn taak om ook bij te dragen aan een goede gegevenshuishouding. Daar ontbreekt het nu aan. Als niet eerst de uitvoeringsprocessen beter lopen, heb je niets aan betere beleidsprocessen.’

In het kader van ‘Open op Orde’ hebben de departementen bij het bureau van de regeringscommissaris de eerste actieplannen ingeleverd. Tot 2026 maken ze jaarlijks bekend hoe ze, binnen het generieke programma de informatiehuishouding beter op orde willen krijgen. Steeds verder uitgewerkt en gerealiseerd.

Wat is jouw werkwijze?

‘Ik heb al aangekondigd dat we apart gaan kijken naar uitvoeringsorganisaties, ongeacht welk departement. Daarnaast wil ik apart kijken naar kennisinstellingen en apart naar inspectieachtige organisaties. Omdat de aard van de informatiehuishouding bij die types organisaties fundamenteel anders is. Een beleidsnota is een uniek product, een DUO-studentenuitkering is een massaal product. Een KNMI is een kennisinstituut, met een soort data warehouse. Dat ziet er informatiekundig gezien heel anders uit. Een van de oplossingen is daar meer in te differentiëren.’

Niet voor elke organisatie dezelfde standaarden?

‘Nee. Voor uitvoeringsorganisaties gelden aparte routines maar misschien ook wel aparte afspraken. Een beetje zoals op een snelweg soms verschillend verkeer rijdt, vrachtwagens, personenauto’s, tankauto’s. De snelweg is vergelijkbaar met de ICT-infrastructuur. Als elke gemeente afzonderlijk mag vaststellen hoe hoog een viaduct is, wordt het ingewikkeld. Dus dat moet je landelijk bepalen. Daarbinnen kun je differentiëren. Op die snelweg rijden verschillende soorten auto’s, te vergelijken met applicaties. En voor elk van die soorten applicaties en het daar achterliggende werk gelden andere standaarden en kwaliteitseisen. Als je dat als een geheel ziet, wordt het teveel een mal waar iedereen doorheen moet. Dat past niemand. Als ik geen vrachtwagen hoef te besturen, heb ik de standaarden die daarbij horen ook niet nodig.’

Waar gaat het nu mis?

‘Op twee niveaus wordt te monolitisch gedacht. Als er een one-size-fits-all-achtige benadering is, ontstaan problemen. Dan herkent een deel van de organisatie zich niet of wordt een organisatie verplicht kosten te maken die niet relevant zijn. Ook het commitment neemt af. Voor de uitvoeringsorganisatie is verbetering van de gegevenshuishouding cruciaal. Daar zullen ze zeggen: de documentenhuishouding, tuurlijk dat moet ook beter, maar het is een ander vraagstuk.’

Je pleit ook voor een kaderwet. Waarom?

‘Er zijn verschillende regelingen, op zich goed. De aankomende Wet Open Overheid, de Archiefwet. Maar de informatiehuishouding wordt niet voldoende vanuit een kader aangestuurd en soms zijn er niet voldoende bevoegdheden en mandaten om keuzes te maken. Een rijksdienst voor het wegverkeer kan auto’s toelaten en auto’s weren. Of bepalen: voor deze auto of voor dit vervoer hebt u apart toestemming nodig, en gelden extra veiligheidsmaatregelen. Zoiets bestaat niet als het gaat om ICT.’

Kenmerkend voor Arre Zuurmond is wat hij noemt ‘van buiten naar binnen werken’: het debat in de samenleving aangrijpen voor verbeteringen. Als voorbeeld geeft hij een recent rapport over de Wet Openbaarheid Bestuur (WOB). Het Instituut Maatschappelijke Innovatie en de Open State Foundation constateerden dat de afhandeling van verzoeken om informatie bij de Rijksoverheid steeds trager verloopt. Enthousiast: ‘Ik ga de verschillende partijen aan tafel uitnodigen. De onderzoekers, twee echte WOB-juristen en een journalist. Gewoon, met elkaar praten. We zullen dan ontdekken wat er goed gaat en wat er beter kan. Eem WOB-verzoek afhandelen kost gemiddeld honderdzestig dagen. Dat kan echt niet. We moeten kijken of dat er bijvoorbeeld twintig kunnen worden.’

De WOB wordt op 1 mei dit jaar vervangen door de Wet Open Overheid. Sommigen vrezen dat de wet zal verzanden in bureaucratie.

‘Daar kan ik me iets bij voorstellen. Je kunt een aantal tools ter beschikking stellen, zoals web- en emailarchivering, maar dat is onvoldoende. Het proces en de bereidheid om snel antwoord te geven op een WOB-verzoek zit niet in de systemen maar in de cultuur en de werkprocessen van de organisatie. Die moeten slimmer worden’.

Hoe?

‘Je voorkomt bureaucratie door niet alleen de technische tools te introduceren maar ook in gesprek te gaan met de organisatie over de inrichting van het werkproces. Misschien moet dat gestandaardiseerd worden, met een paar variaties. Misschien moet niet elk WOB-verzoek door een SG of DG gezien worden, kunnen de meeste afgehandeld worden door de directeuren. Ik ga ervanuit dat een deel van de tijd verspild wordt aan wachttijd. Soms zijn er acht tot tien parafen nodig. Een WOB-verzoek is een feitelijke vraag, waarom is toestemming nodig van zoveel mensen? Elke paraaf kost doorlooptijd.’

En de cultuur?

‘Je moet ambtenaren duidelijk maken dat het hun taak is expertise in te brengen. Zij hebben een professionele mening en het is logisch dat deze openbaar moet zijn. In hun borrelpraatmening zijn we niet geïnteresseerd. Hun professionele perspectief is wel interessant. Daarom ben ik ook fel gekant tegen het fenomeen “persoonlijke beleidsopvatting”. Het is niet persoonlijk, maar professioneel, en het is geen opvatting, maar een perspectief, een inzicht.’

Zuurmond buigt zich over de tafel. ‘Ik ben bijvoorbeeld heel benieuwd wie tegen de mensen in Groningen heeft gezegd: een subsidieregeling met maar 200 miljoen in kas gaat niet werken. Dan zullen mensen in de rij staan. Ik hoop dat een professioneel iemand dat heeft gezegd en een bestuurder dat heeft genegeerd, dan kun je daar het gesprek over hebben. Dan kun je zeggen: je hebt niet goed geluisterd. Het is jouw fout dat er mensen in de kou hebben gestaan. Dat heb je nodig om mensen ter verantwoording te roepen.’

Jezelf uitspreken doe je alleen als je je veilig voelt.

‘Het is een mythe van ambtenaren dat het hun taak is om de minister uit de wind te houden. Ik zeg sowieso, je kunt niet varen als je de wind uit de zeilen houdt. Dan lig je stil. Het is je taak om scherp aan de wind te varen. Ook als het gaat om conflicterende waarden en perspectieven.’ Na een korte stilte: ‘Je moet als ambtenaar natuurlijk wel kunnen hebben dat een minister een afweging maakt, daar ga jij niet over, dan had je maar politicus moeten worden.’

Je bent nog betrokken bij het ouderpanel voor de Kinderopvangtoeslagaffaire. Schuurt dat niet met je nieuwe werkzaamheden?

Veert op. ‘Nee, juist niet! Ik vind het elkaar versterkend. Je ziet elke vergadering weer hoe belangrijk informatievoorziening en informatiehuishouding is en wat het doet met mensen. Ik kan mensen verder helpen en we hebben al veel bereikt. Maar het helpt me ook om elke keer weer de relatie te leggen met de meer technische vraag hoe je de informatiehuishouding op orde krijgt. Ik zal altijd casuïstiek blijven zoeken en gebruiken om het grotere vraagstuk concreet te maken, dat voedt mij.’

Foto Lex Draijer/De Beeldredaktie